Universität Zürich: Kommunikationsadministration neu gedacht
04.05.2026 – Referenz Universität Zürich
Von der Telefonverwaltung zur zentralen Kommunikationsplattform
Wie verwaltet man 15’000 Teilnehmende, 13’000 Anschlüsse, 150 Institute und über 250 Gebäude – effizient, sicher und zukunftsfähig? Wie verbindet man klassische Telefonie mit Microsoft Teams und Microsoft 365? Und wie automatisiert man Prozesse so, dass dezentrale Einheiten selbstständig arbeiten können, und gleichzeitig Governance und Transparenz sichergestellt sind?
Mit genau diesen Fragen sah sich die Universität Zürich (UZH) konfrontiert. Das Telefonieadministrationssystem TAS ist bereits seit 2018 im Einsatz. Aufgrund der hybriden Zusammenarbeit und damit stärkeren Nutzung moderner Kollaborationsplattformen musste die Lösung umfassend modernisiert und funktional erweitert werden. Das Ziel war dabei nicht nur eine technische Aktualisierung, sondern auch eine strukturelle Vereinfachung der gesamten Kommunikationsadministration.
Der Use Case: Quantität und Komplexität beherrschbar machen
Die UZH ist dezentral organisiert. Telefonie, Mobilgeräte, VoIP und Teams sollen über eine zentrale Plattform administrierbar sein, ohne dass die IT in manuellen Prozessen und Medienbrüchen stecken bleibt. Gleichzeitig braucht es klare Rollen, saubere Datenflüsse und eine Verrechnung, die der Realität einer Grossorganisation entspricht.
Mit dem modernisierten TAS steuert die UZH ihre Kommunikationsservices zentral und dennoch mandantenfähig. Die Institute verwalten ihre eigenen Anschlüsse selbstständig und sehen ausschliesslich ihre eigenen Daten. Die zentrale IT behält jederzeit Transparenz und Kontrolle über Prozesse, Daten und Governance. So entsteht operative Autonomie bei gleichzeitig klarer zentraler Steuerung.
Neue Mitarbeitende werden automatisiert provisioniert. Bestellungen laufen standardisiert über integrierte Workflows. Die Verrechnung erfolgt flexibel nach Kostenstellen. Dadurch werden manuelle Schritte reduziert, Fehlerquoten gesenkt und Medienbrüche vermieden, während gleichzeitig die Flexibilität erhöht wird. Für die Organisation bedeutet das: weniger Aufwand, mehr Übersicht und messbar effizientere Abläufe.
Hybride Zusammenarbeit integriert statt angeflanscht
Die Integration der Microsoft-Teams-Telefonie war ein zentraler Treiber für die Modernisierung. Mitarbeitende können ihre UZH-Festnetznummer heute orts- und geräteunabhängig über Teams nutzen – auf dem Desktop, dem Mobilgerät oder im Browser. Telefonie und Kollaboration sind damit nahtlos in Microsoft 365 integriert. Die klassische Telefonie bleibt bestehen, wird intelligent ergänzt und zentral verwaltet.
TAS wurde somit zur Drehscheibe moderner Kommunikation und ist ein fester Bestandteil der bestehenden IT-Landschaft. Die bestehende Infrastruktur wurde weiterentwickelt statt ersetzt. Dies erfolgte kontrolliert und schrittweise ohne Big-Bang-Migration.
Automatisierung statt Administrationsaufwand
Ein zentrales Ziel der Weiterentwicklung war die konsequente Reduzierung der operativen Komplexität. Automatisierte Schnittstellen zur Systemlandschaft der UZH, die direkte Datenübernahme aus dem ActiveDirectory und standardisierte Bestellprozesse senken den Betriebsaufwand nachhaltig und entlasten den Support sowie den Betrieb. Die IT gewinnt Zeit für strategische Aufgaben statt für administrative Routinen.
Heute verwaltet TAS rund 15’000 Teilnehmende mit 13’000 Anschlüssen in über 250 Gebäuden und ist damit auf die Realität einer grossen, dezentralen Organisation ausgelegt.
«Für uns war entscheidend, dass wir nicht nur ein System modernisieren, sondern unsere Kommunikationsprozesse grundlegend vereinfachen. Ergon hat uns dabei nicht nur technisch begleitet, sondern auch strategisch mitgedacht.»
Architektur für grosse Organisationen
Die Plattform basiert auf einer modernen Microservice-Architektur, ist modular erweiterbar, stabil im Betrieb und für komplexe Organisationsstrukturen ausgelegt. Institute verwalten ihre Anschlüsse eigenständig. Die zentrale IT behält dennoch die Governance und Transparenz. Genau dieses Zusammenspiel macht die Lösung für große Organisationen skalierbar. Technologische Flexibilität und organisatorische Kontrolle greifen nahtlos ineinander.
«Die Zusammenarbeit mit Ergon war geprägt von Pragmatismus, Klarheit und gegenseitigem Vertrauen. Gemeinsam haben wir eine Lösung geschaffen, die unseren Alltag spürbar vereinfacht.»
Relevanz für andere Hochschulen und Spitäler
Viele Hochschulen, Universitäten und Unispitäler sehen sich ähnlichen Herausforderungen gegenüber: dezentrale Einheiten, Tausende Nutzer:innen, hybride Arbeitsmodelle und die Integration in bestehende Identitäts- und HR-Systeme. TAS zeigt, wie sich gewachsene Telefonie-Infrastrukturen schrittweise in eine zukunftsorientierte Kommunikationslösung überführen lassen – ohne Big-Bang-Migration und ohne Kontrollverlust. Die Lösung ist somit nicht nur ein erfolgreiches Projekt, sondern auch ein übertragbares Modell für komplexe Grossorganisationen.
Die Lösung im Überblick
- Verwaltung von 15’000 Nutzerinnen und Nutzern
- Integration von Microsoft Teams in bestehende Telefonie
- Automatisierte Provisionierung über Identitätssystem
- Mandantenfähige Verwaltung für Institute
- Skalierbare Microservice-Architektur