Smart Search: Interne Dokumente in unter einer Sekunde finden
24.09.2026 – Referenz Zuger Kantonsspital
Im Spitalalltag zählt jede Minute, auch bei der Dokumentensuche. Im Intranet des Zuger Kantonsspitals lief sie über eine klassische Stichwortsuche, so wie es in vielen Organisationen der Fall ist. Das Problem: Wer den exakten Titel oder die richtige Schreibweise nicht kannte, erhielt oft unvollständige oder gar keine Treffer. Ergon entwickelte eine Suche, die mehrere Tausend interne Dokumente in weniger als einer Sekunde auffindbar macht.
Wenn Stichworte nicht reichen
Die Ausgangslage im Zuger Kantonsspital (ZGKS) war typisch für viele interne Wissensplattformen: Dokumente sind vorhanden, aber das Finden ist mühsam. Die Stichwortsuche funktionierte gut, wenn Mitarbeiter:innen den korrekten Begriff oder den Dokumenttitel schon kannten. In allen anderen Fällen war der Aufwand hoch: verschiedene Suchbegriffe ausprobieren, die Schreibweise variieren, mehrere Trefferlisten durchgehen. Am Ende blieb dennoch die Unsicherheit, ob das richtige Dokument gefunden wurde. Dazu kam die Wartezeit: Jede Anfrage dauerte mehrere Sekunden, was sich über den Tag zu einem Produktivitätsverlust summierte.Gerade im Spitalumfeld zählt jede Minute. Informationen müssen nicht nur existieren, sondern zuverlässig auffindbar sein. Das ZGKS suchte deshalb eine Lösung, die auch bei ungenauem Wortlaut Treffer liefert.
Von der Stichwortsuche zur KI-gestützten Suche
Die neue Suche setzt an mehreren Stellen an. Das Ziel: relevante Treffer möglichst weit oben anzuzeigen.Inhalt statt Wortlaut
Kernstück ist die Kombination aus klassischer Stichwortsuche und moderner Vektorsuche. Die Vektorsuche ergänzt die Stichwortsuche um das semantische Verständnis: Sie findet Dokumente auch dann, wenn Formulierungen abweichen, Schreibweisen variieren oder Mitarbeiter:innen nach einem inhaltlich verwandten Konzept suchen.
Bessere Reihenfolge dank Reranking
Damit besonders relevante Ergebnisse weiter oben erscheinen, kommt zusätzlich ein Reranking‑Modell zum Einsatz. Es sortiert Treffer so, dass die relevantesten Dokumente für die konkrete Anfrage zuoberst erscheinen. Am deutlichsten zeigt sich das, wenn man einen ganzen Satz ins Suchfeld eingibt: Das Modell zählt nicht einzelne Wörter, sondern berücksichtigt die Bedeutung der Anfrage als Ganzes.
Orientierung durch Filter
Damit Mitarbeiter:innen schnell eingrenzen können, was sie brauchen, wurden Filter integriert, zum Beispiel nach Dokumenttyp oder Bereich. So sinkt die Trefferliste mit wenigen Klicks auf die relevanten Ergebnisse, ohne die Suchanfrage neu formulieren zu müssen.
Mehr Sichtbarkeit für wichtige Dokumente
Ergänzend priorisiert ein PageRank‑Algorithmus Dokumente, auf die andere Dokumente häufig verweisen. Solche Verweise sind ein Hinweis darauf, wie zentral ein Inhalt im internen Wissen ist. Bei Richtlinien, Standards oder zentralen Prozessbeschreibungen erscheinen die wichtigen Inhalte prominenter.
Nahtlos im Intranet, ohne Medienbruch
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Ausrichtung auf den Arbeitsalltag. Die Suche ist dort verfügbar, wo sie gebraucht wird: in der Suchleiste. Mitarbeiter:innen geben ihre Anfrage ein, erhalten eine übersichtliche Ergebnisliste und springen direkt aus den Treffern zurück in die Systeme des ZGKS. Das reduziert Kontextwechsel, vermeidet Doppelarbeiten und integriert die Suche fliessend in die tägliche Arbeit.Auch organisatorisch und technisch ist die Lösung sauber eingebettet: Die Integration funktioniert mit dem bestehenden SSO. Zusätzliche Logins oder separate.
Aktuell dank kontinuierlicher Indexierung
Interne Dokumente ändern sich: Richtlinien werden aktualisiert, Prozesse angepasst, Vorlagen ersetzt. Früher speicherten Mitarbeiter:innen Dokumente teilweise lokal oder druckten sie aus, weil sie später nur schwer wiederzufinden waren. Mit der neuen Suche können sie die benötigten Inhalte direkt im Intranet aufrufen. Da neue und aktualisierte Dokumente kontinuierlich indiziert werden, sind Änderungen zeitnah in der Suche verfügbar. Gerade bei Richtlinien ist wichtig, dass aktualisierte Fassungen schnell auffindbar sind.Ergebnis: schneller, treffsicherer, bessere Nutzererfahrung
Die Umstellung von der SQL-basierten Stichwortsuche auf die KI-gestützte Smart Search brachte einen spürbaren Qualitätssprung:
- Fünfmal schnellere Suche.
- Höhere Trefferqualität: Relevante Dokumente erscheinen gezielter weiter oben, auch bei variierenden Begriffen oder ganzen Sätzen.
- Weniger Suchen: Mitarbeiter:innen müssen seltener umformulieren oder raten, wie ein Dokument heissen könnte.
Von der Potenzialanalyse zur produktiven Lösung
Statt sofort gross zu bauen, wurde zuerst strukturiert geklärt, ob und wo der Ansatz echten Nutzen bringt. Eine Potenzialanalyse zeigte, wo die bestehende Suche im Alltag scheiterte und was Vektorsuche, Reranking, Filter und PageRank realistisch verbessern würden. Darauf folgte die industrialisierte Lösung: performant, stabil, in die bestehende Systemlandschaft integriert und so aufgesetzt, dass Inhalte laufend aktuell bleiben.So entstand mit ZGKS Smart Search eine technologisch moderne Suche, die vor allem eines leistet: Mitarbeiter:innen finden die relevanten Informationen schneller und gewinnen Zeit für ihre eigentliche Arbeit.