Einsatzplanung in Minuten: erprobte Automatisierung für grosse Retailer
10.04.2026
Die Workforce Management Solution ZESAM macht Einsatzplanung zum Effizienztreiber im Retail-Alltag. Sie ist bei den führenden Schweizer Detailhändlern im Einsatz und bewährt sich täglich bei über 100 000 Mitarbeitenden. Dank praxiserprobter Automatisierung lässt sich eine Einsatzwoche in wenigen Minuten planen – unter Berücksichtigung von Absenzen, Verfügbarkeiten und allen gesetzlichen Vorgaben.
Das Folgende ist eine Zusammenfassung des Vortrags «Einsatzplanung in Minuten: erprobte Automatisierung für grosse Retailer» von Raphael Schmid, Leiter Business Unit Workforce Management bei Ergon, am HR Festival 2026 in Zürich.
Eine Einsatzplanung muss viele Anforderungen berücksichtigen. Zum einen harte Anforderungen wie Arbeitsgesetze, Personalgesetze, branchenspezifische Vereinbarungen (Gesamtarbeitsverträge) sowie betriebliche Regelungen, Absenzen wie Ferien und Qualifikationen. Zum anderen gibt es weiche Anforderungen: Wie ist der Bedarf, wie ist die Auslastung? Gibt es individuelle Wünsche, und wie verteilen wir zum Beispiel Samstagseinsätze fair? Die erste Frage hat direkten Einfluss auf die Kosten, die zweite auf die Mitarbeitendenzufriedenheit. So gesehen ist eine gelungene Einsatzplanung eigentlich kein Planungsproblem, sondern ein Optimierungsproblem.
Einsatzplanung für grosse Retailer
In einem kleinen Betrieb lassen sich Einsätze noch manuell oder per Excel planen. Bei Grossbetrieben kostet eine manuelle Planung viel Zeit. Wie das die zwei grössten Retailer der Schweiz in der Praxis mit ZESAM automatisiert lösen, zeigt das folgende Praxisbeispiel.
ZESAM gobt Einsatzplaner:innen mit verschiedenen Modulen eine klare Übersicht über Teams und Abteilungen sowie Mitarbeiter:innen. Angenommen, Sie planen eine Wochenschicht für 100 Mitarbeiter:innen. Für eine typische Woche ohne Feiertage oder besondere Ereignisse wählen Sie eine passende Vorlage.
In dieser Vorlage gilt es nun, die Einsätze und Aufgaben konkreten Mitarbeiter:innen zuzuteilen. Dafür berechnet der Planungsassistent innert wenigen Sekunden mögliche Einsätze für alle 100 Mitarbeiter:innen aufgrund von wählbaren Gewichtungen wie Bedarf oder Auslastung. Auch Monats- und Jahrespläne lassen sich so generieren.
In ZESAM können weitere Kontextinformationen individuell eingeblendet werden, so zum Beispiel die bereits verplanten, respektive die noch zu verplanenden Stunden im Cockpit. Ebenfalls sind in dedizierten Übersichten der zukünftige Zeitsaldo von Mitarbeiter:innen oder ihre individuellen Wünsche und Präferenzen sichtbar. Zudem gleich das System die Planung mit gesetzlichen Vorgaben ab und meldet sowie protokolliert allfällige Verletzungen.
Ist der Einsatzplan einmal finalisiert und freigegeben, sehen Mitarbeiter:innen ihre Einsätze direkt in der App auf ihrem Mobilgerät.
So erhalten Grossbetriebe – ob im Retail oder in anderen Branchen – dank ZESAM innert Minuten einen effizienten und transparenten Einsatzplan.