Dienstplanung neu gedacht: der optimale Plan auf Knopfdruck

Automatisierte Dienstplanung entlastet Planungsverantwortliche spürbar. Statt zahlreiche, teils widersprüchliche Kriterien manuell abzuwägen, übergeben sie diese Aufgabe einem klar definierten Optimierungsverfahren. Durch gezieltes Gewichten verschiedener Faktoren generiert der Algorithmus einen optimalen Dienstplan – transparent, nachvollzieh- und reproduzierbar.

Das Folgende ist eine Zusammenfassung des Vortrags «Dienstplanung neu gedacht: der optimale Plan auf Knopfdruck» von Raphael Schmid, Leiter Business Unit Workforce Management bei Ergon, am HR Festival 2026 in Zürich.

Personalplanung ist komplex. Das zeigt sich schon in der vielseitigen Terminologie: Im Gesundheitswesen und bei Blaulichtorganisationen redet man meist von der Dienstplanung. Schichtplanung ist in der Industrie und Logistik geläufig, im Transportwesen gibt es die Tourenplanung. All diese Begriffe meinen im Prinzip den Vorgang, Mitarbeiter:innen so einzuplanen, dass sie wissen, wann, wo und was sie arbeiten.

Vielseitige Anforderungen

Die grössten Herausforderungen bei der Dienstplanungn liegen im Berücksichtigen einer Vielzahl von Anforderungen. Dazu zählen die harten Anforderungen: gesetzliche Vorschriften wie Arbeitszeitgesetze, betriebliche Regelungen und branchenspezifische Vereinbarungen. Gleichzeitig spielen weiche Anforderungen eine entscheidende Rolle: Fairness, individuelle Wünsche der Mitarbeiter:innen, Auslastung und Zeitsaldi müssen ebenso berücksichtigt werden wie Qualifikationen und Verfügbarkeiten. Besonders komplex wird das Planen durch externe Faktoren wie Wetterbedingungen, die sich auf Abwesenheitsquoten auswirken können, oder unerwartete Ereignisse wie kurzfristige Krankheitsfälle.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Fairness, die je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich definiert wird. Nacht- und Wochenenddienste sind unterschiedlich beliebt und erfordern attraktive Entschädigungen oder eine gerechte Verteilung. Planungstools müssen hier flexible Reporting-Funktionen bieten, um Transparenz zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen fair behandelt werden.

Ein Optimierungsproblem

So gesehen ist die Dienstplanung kein Planungsproblem, sondern ein Optimierungsproblem: Den einen perfekten Plan gibt es nicht – aber den optimalen. Die Lösung zum Bewältigen dieser Komplexität liegt in der Automatisierung, immer gesteuert durch menschliche Entscheidungen.

Moderne Planungstools nutzen Optimierungsalgorithmen und heuristische Suchverfahren, um unter Berücksichtigung aller harten und weichen Anforderungen einen optimalen Dienstplan zu generieren. Planer:innen können dabei Prioritäten setzen – etwa, ob die Bedarfsdeckung oder die Fairness im Vordergrund stehen soll. Planungstools sollen auch implizites Wissen der Planer:innen nutzen und Kontextinformationen wie Wettereinflüsse integrieren. Das System schlägt dann den Plan mit dem besten «Score» vor, der sowohl gesetzliche Vorgaben als auch individuelle Wünsche berücksichtigt.

Beispiele aus der Praxis

In der Praxis zeigt sich, dass eine integrierte Lösung entscheidend ist: Alle relevanten Daten – von gesetzlichen Regelungen über Qualifikationen bis hin zu individuellen Wünschen – sollten in einem System zusammenlaufen. Mobile Apps ermöglichen es Mitarbeiter:innen, ihre Verfügbarkeiten und Wünsche selbst einzutragen, was die Planung flexibler und transparenter macht.

Wie eine automatisierte Planung konkret aussieht, zeigt das folgende Beispiel: Der Planungsassistent der Workforce-Management-Lösung ZESAM teilt aufgrund von festgelegten Prioritäten und geplanten Absenzen wie Ferien und Weiterbildungen Mitarbeiter:innen den Schichten zu.