Bedarfsgerechte und faire Ferienplanung für grosse Organisationen
13.04.2026
Eine faire, transparente Ferienplanung ist in grossen Organisationen wichtig für eine hohe Mitarbeitendenzufriedenheit sowie für die betriebliche Effizienz. Die Workforce-Management-Lösung ZESAM bietet einen durchgängig digitalen Prozess vom Ferienwunsch bis zur fundierten Entscheidung.
Das Folgende ist eine Zusammenfassung des Vortrags «Bedarfsgerechte und faire Ferienplanung für grosse Organisationen» von Sandra Comendeiro, Product Manager ZESAM und UX-Expertin bei Ergon, am HR Festival 2026 in Zürich.
Ferien sind in vielen Unternehmen kein rein sachliches Thema – bei der Ferienplanung spielen auch Emotionen mit. Sobald mehrere Mitarbeiter:innen in der gleichen Woche Ferien beziehen möchten, geht es nicht nur um Planung. Es geht auch um Fairness, Erwartungen und oft auch das Gefühl: «Warum wurde mein Antrag abgelehnt und der von jemand anderem bewilligt?»
Der schwierigste Teil der Ferienplanung ist nicht der Antrag. Der schwierigste Teil ist die faire Entscheidung. In kleinen Teams lässt sich die Ferienplanung oft im Gespräch lösen. In grossen Organisationen funktioniert das nicht mehr. Da treffen gleichzeitig Sperrzeiten, Teilzeitmodelle und unterschiedliche Ansprüche aufeinander. Und der Betrieb muss trotzdem laufen.
Hier setzt die Workforce-Management-Lösung ZESAM an. Sie macht Entscheidungen nachvollziehbarer, weil sie Transparenz schafft, den Teamkontext sichtbar macht und eine gemeinsame Datengrundlage liefert. So wird aus einem emotionalen Thema ein strukturierter und fairer Prozess.
Der Weg vom Ferienwunsch zur fairen Entscheidung
Zunächst erfassen Mitarbeiter:innen ihre Wünsche und Anträge direkt im Mitarbeiterportal über die mobile App.
Schon bei der Eingabe eines Ferienwunsches sind wichtige Informationen sichtbar: freie und verfügbare Tage sowie planungsrelevante Informationen wie Sperrzeiten oder Schulferien, bereits bewilligte oder pendente Ferien. So sehen Mitarbeiter:innen schon beim Erfassen, dass es nicht nur um den eigenen Wunsche geht, sondern immer auch um den Planungskontext. Ist eine bestimmte Woche besonders gefragt, können sie eine Alternative eingeben. Das erleichtert die spätere Entscheidung zusätzlich, weil nicht nur zwischen Bewilligung und Ablehnung entschieden werden muss, sondern auch zwischen einer ersten und einer zweiten Priorität.
Die eigentliche Entscheidung erfolgt anschliessend in der Ferien-und Absenzenplanung von ZESAM. Dort entscheidet die Führungskraft nicht aus dem Bauch, sondern auf Basis von Kontext.
Die Monats- und Jahresansicht zeigt den einzelnen Antrag und die Planung im zeitlichen Zusammenhang. Sperrzeiten, Feiertage und weitere Ereignisse wie Schulferien sind auf den ersten Blick ersichtlich. In den Mitarbeitendeninformationen ist ersichtlich, wer schulpflichtige Kinder hat.
Gerade in grossen Organisationen ist entscheidend, dass sich die Informationen gezielt filtern lassen, etwa nach Funktionen, Verträgen oder Mitarbeitenden. Der Ferienmodus rückt für die Planung relevante Daten in den Fokus und blendet alles andere aus. Eine Übersicht über die Feriensalden zeigt Ansprüche, bereits bewilligte Ferien sowie offene oder überzogene Tage. So erhalten Führungskräfte eine klare Entscheidungsgrundlage für eine faire und nachvollziehbare Ferienplanung.
Entscheidend ist dabei nicht der Klick auf «Bewilligen», sondern die Qualität der Entscheidungsgrundlage. ZESAM macht Regeln, Teamkontext, Ansprüche und Alternativen sichtbar und schafft so die Basis für eine Ferienplanung, die fairer, transparenter und effizienter wird.