Modernes Warenwirtschaftssystem für Coop-Filialen

Zürich, 14.11.2013 – Referenz Coop

Bis zu 350 000 verschiedene Artikel in über 1 000 Verkaufsstellen und 530 Millionen Warenbewegungen pro Woche: Die Warenwirtschaftsprozesse der Schweizer Detailhandelskette Coop warten mit eindrücklichen Zahlen auf. Die massgeschneiderte neue Filial-Warenwirtschaftslösung «Ergo», von Ergon eigens für Coop entwickelt, erleichtert den Mitarbeitenden den Alltag und stellt sicher, dass die Bestandsinformationen in allen Filialen jederzeit aktuell sind. 

 

In einem Detailhandelsunternehmen wie Coop ist die Warenwirtschaft eine komplexe Angelegenheit. Von jedem Produkt muss stets die richtige Menge vorhanden sein: gibt es zu wenig, sieht die Auslage leer aus. Gibt es zu viel, verdirbt das Produkt, bevor es verkauft wird. Dies gilt vor allem im Conveniencebereich, in dem ein Produkt nur kurze Zeit verkauft werden kann. Hält man sich vor Augen, dass ein durchschnittliches Coop-Geschäft über 30 000 Artikel gleichzeitig anbietet, leuchtet es ein, dass eine intelligente Lösung für die Warenwirtschaft benötigt wird. Seit August 2013 ist die neue, speziell für Coop entwickelte Warenwirtschaftslösung «Ergo» in allen Coop-Filialen in Betrieb und löst damit die Vorgängerlösung ab.

Mitarbeitende im Zentrum

Geschwindigkeit und Bedienerfreundlichkeit gekoppelt mit einer modernen Architektur waren die wichtigsten Anforderungen für Coop: «Eine ergonomische, schnelle Lösung für die Mitarbeitenden im Verkauf, eine State-of-the-art-Technolo- gie, die Skalierbarkeit, Robustheit und Flexibilität verbindet, und Near-Realtime-Bestandsinformationen in der Warenwirtschaft der Verkaufsstelle waren die wichtigsten Projektziele für uns», sagt Alberto Kratter, Leiter Prozesse Waren- wirtschaft Verkauf bei Coop Schweiz. Zusätzlich wollte man den Betriebsaufwand signfikant reduzieren und die rund 6 000 im Einsatz stehenden mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE) weiter verwenden.

 

Die Frontendlösung «Ergo» integriert sich gemeinsam mit der Middleware CISP des Ergon-Entwicklungspartners CAS, Hamburg, nahtlos in das vorhandene SAP-System und in weitere Backend-Systeme. Dies ermöglicht die Near-Realtime-Erfassung aller relevanten Vorgänge in den Filialen: Jeder Warenzugang wird mit dem SSCC-Strichcode palettweise erfasst, jede Kassentransaktion automatisch ins System übertragen. Auch komplexere Vorgänge können einfach und schnell mit den Mobilgeräten erfasst werden. Dazu gehören Verschiebungen von Lebensmitteln der Verkaufsfiliale ins zugehörige Restaurant, Abschreibungen, Rückzugsaktionen, Eigenbedarf – zum Beispiel Fleisch, das am Stück eingekauft und vor Ort verarbeitet wird – oder das Zusammenfassen von Waren in Geschenkkörben.

 

Für Bestandskorrekturen bietet «Ergo» einen eigenen Prozess an, den sogenannten «Evening walk». Wenn im SAP-System ein nicht plausibler Zustand für ein bestimmtes Produkt festgestellt wird, beispielsweise ein negativer Bestand, wird ein Mitarbeitender nach Ladenschluss auf Inspektionstour geschickt: Er zählt die Artikel manuell und gibt sie vor Ort in sein mobiles Gerät ein. Auch spontane Zählungen sind so möglich. 

Mobile Erfassungsgeräte

Eine besondere Herausforderung für Ergon war es, die moderne Lösung auf der bereits etwas älteren Hardware der vorhandenen MDE zu implementieren. Damit beim Erfassen und Übertragen der Daten keine Verzögerungen entstehen, wählte man eine hochperformante Softwarearchitektur. Dabei kam den Ergon-Informatikingenieuren ihr Know-how im mobilen Bereich zugute.

 

Die Datenübertragung geschieht beinahe in Echtzeit. Weil sich das Mobilgerät laufend selbständig synchronisiert, hat der Nutzer stets alle wichtigen Daten auch offline zur Verfügung. Ist der Benutzer zum Beispiel im Lager ohne Datenverbindung unterwegs, kann er trotzdem alle Funktionen
des Geräts nutzen.

 

Einen hohen Wert legte Coop auf die Nutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Bedienkonzept für die mobilen Geräte ist beim täglichen Einsatz besonders wichtig. Darum wurde die Benutzeroberfläche an das Look and Feel von Smartphones angelehnt. Zudem sind die verschiedenen Prozesse durch klar unterscheidbare Farben gekennzeichnet.

 

Flexible Lösung – iteratives Vorgehen

Grösstmögliche Flexibilität stand bei der Entwicklung von «Ergo» im Zentrum. Die Software ist gleichzeitig eine Individuallösung und ein Standardprodukt: Sie wurde zwar individuell für die Bedürfnisse von Coop entwickelt, kann aber dank ihrem modularen Aufbau auch für andere Unternehmen angepasst werden.  

 

Coop entschied sich für eine Neuentwicklung mit Ergon, da mit dem Kauf einer Standardlösung in der Vergangenheit keine guten Erfahrungen gemacht wurden. Die Kosten für die Anpassungen an die Coop-eigenen Prozesse und den Betrieb waren damals aus dem Ruder gelaufen. «Das Modell der Entwicklungspartnerschaft hat zudem unserer Einschätzung nach für diesen Einsatzbereich Vorteile gegenüber einer Standard-Software: Das Technologie-know-how von Ergon wird mit dem Prozess-know-how von Coop optimal kombi- niert», erklärt Alberto Kratter.

In einem Vorprojekt erarbeiteten Ergon und Coop zunächst gemeinsam die Anforderungen an die neue Lösung. Dafür wurde die Vorgängerlösung analysiert und mit neuen Funktionen ergänzt. Während der Entwicklungsphase zeigte sich, dass noch mehr Arbeit in die Tiefe nötig wurde als zunächst angenommen: Die komplexe Businesslogik von Coop forderte in den drei Jahren Entwicklungszeit einige Neudefinitionen.

 

Obwohl Ergon mit der Warenwirtschaftslösung Neuland betrat, fand sich das Team im neuen Thema schnell zurecht. Alberto Kratter bestätigt: «Die Projektmitarbeitenden von Ergon haben sich schnell in der Detailhandelswelt eingearbeitet. Sie haben Anforderungen kritisch hinterfragt und damit wesentlich zur guten Lösung beigetragen.» 

Schneller Rollout und zufriedene Mitarbeitende

In der Pilotphase wurden 30 Filialen mit der Software ausgestattet. Das Feedback war durchgehend positiv, auch wenn noch einige Kinderkrankheiten ausgemerzt werden mussten. Trotzdem waren die Projektbeteiligten vor dem Rollout etwas nervös: In der Pilotphase waren es nur einige tausende XML-Files, die täglich zwischen dem SAP-System und «Ergo» hin- und hergeschickt worden waren. Nun kamen wöchentlich bis zu 90 Filialen hinzu, bis zum Schluss jeden Tag 150 000 XML-Files versandt und verarbeitet werden mussten. Würde sich das System tatsächlich so einfach skalieren lassen wie geplant? 

 

Die Sorgen waren unbegründet: Der Rollout lief problemlos – sogar beinahe einen Monat schneller als vorgesehen. Auch unter Volllast zeigten sich keinerlei Probleme. Alberto Kratter hebt am Projekt insbesondere die gute Zusammenarbeit mit den Ergon-Mitarbeitenden hervor: «Die Zusammenarbeit war sehr konstruktiv und unbürokratisch. Die termintreue und Software-Qualität waren ausserdem deutlich über dem Durchschnitt.»

 

Auch die Mitarbeitenden in den Coop-Filialen zeigen sich sehr zufrieden mit der Lösung: Eine Mitarbeiterumfrage nach dem Rollout beurteilt die Geschwindigkeit von Ergo durchgehend als sehr gut, ebenso die Handhabung und Benutzerfreundlichkeit. «Sowohl die Benutzer als auch die Mitarbeitenden in der Coop Informatik schätzen es, mit einer schnellen und modernen Lösung zu arbeiten», sagt Alberto Kratter.