Wenn die Zeitwirtschaftslösung zum Erfolgsfaktor wird

Zürich, 05.11.2010 – Referenz Migros

Ein zuverlässiges System für Arbeitszeitplanung, -erfassung und -abrechnung ist bei einem Grossunternehmen wie der Migros mit schweizweit rund 84’000 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von nahezu 25 Milliarden Franken für den reibungslosen Betriebsablauf und den Geschäftserfolg von zentraler Bedeutung. Unter der Federführung der Genossenschaft Migros Zürich fiel der Entscheid auf die Zeitwirtschaftslösung «Zebra». 

 

Bei den Genossenschaften Zürich, Aare, Luzern und Neuchâtel-Fribourg der Migros wurde seit 1998 eine gemeinsame und kontinuierlich weiterentwickelte Zeitwirtschaftslösung eingesetzt. Sie sollte erneuert werden, um den gestiegenen Ansprüchen gerecht zu werden. Schon im Vorfeld war klar, dass ein Ausbau des bestehenden Systems keinen Sinn mehr machte, weil dadurch die Komplexität nur noch weiter zugenommen hätte.

Der Detailhandelskonzern hat sich deshalb auf die Suche nach einer neuen, zentralen Lösung gemacht, die als Mehrmandantensystem für mehrere Genossenschaften eingesetzt und bei Bedarf beliebig ausgebaut werden kann. Im Verlauf der Evaluation haben die Verantwortlichen den Markt gründlich sondiert. «Dabei sind wir sehr schnell auf den Namen Ergon gestossen», sagt Willi Breitenmoser, Leiter Informatik bei der Genossenschaft Migros Zürich. «Wir haben drei Anbieter näher unter die Lupe genommen und sind zum Schluss gekommen, dass Ergon genau der richtige Partner ist für uns. Und zwar aufgrund der positiven Erfahrungen, die wir in der Vergangenheit bei der Realisierung anderer Projekte gemacht haben – und wegen der ausgewiesenen Kompetenz bei der Implementierung solch komplexer Zeitwirtschaftslösungen. So konnten wir das Risiko auf ein Minimum zu reduzieren.» 

Realisierung im Rekordtempo

Nach dem Entscheid für Ergon ging es Schlag auf Schlag, denn der Zeitplan war sehr ambitioniert: innerhalb von sechs Monaten sollte die auf MAPS (Migros Arbeitszeit- und Planungssystem) getaufte Lösung einsatzbereit sein – in einer Pilotphase bei der Genossenschaft Migros Zürich, bevor sie dann auf die weiteren Genossenschaften ausgedehnt werden sollte. Diese waren von Anfang an in den Entwicklungsprozess mit einbezogen. Um die zeitlichen Vorgaben einhalten zu können, kam das sogenannte «Rapid Prototyping» zum Einsatz. Dieses Vorgehen führt schnell zu ersten Ergebnissen und ermöglicht frühzeitiges Feedback bezüglich der Eignung eines Lösungsansatzes. Allfällige Probleme können so schon in der Entstehungsphase erkannt und behoben werden. Zudem lassen sich Ände- rungswünsche in jedem Stadium rasch realisieren.

«Wir haben bei der Umsetzung des Projektes ein extrem hohes Tempo ange- schlagen», sagt Willi Breitenmoser. Sobald ein gewisser Reifegrad der Software erreicht war, ging die jeweilige Version live und wurde ausgiebig getestet. Zentral war dabei, dass die Prioritäten ganz klar definiert waren, um sich nicht in weniger wichtigen Details zu verlieren. «Die effiziente Realisierung war nur möglich, weil alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt ihre Aufgabe genau kannten und stets Hand in Hand zusammengearbeitet haben. Rückblickend kann ich erfreut feststellen, dass sich das iterative Vorgehen wirklich bewährt hat und es der richtige Entscheid gewesen ist, mit dieser anspruchsvollen Methodik an dieses Vorhaben heranzugehen.» 

Qualität und Funktionalität top

Die Flexibilität und der modulare Aufbau von «Zebra» haben die Einhaltung des Zeitplans möglich gemacht. Das erfolgreich implementierte MAPS deckt seither bei den vier Genossenschaften für rund 30’000 Mitarbeitende die Einsatzplanung, die Arbeitszeiterfassung sowie das Absenzenwesen ab. Die schnelle, leistungsfähige und benutzerfreundliche Webapplikation unterstützt die Führungskräfte bei der Aufgabe, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden vertrags- und gesetzeskonform einzutragen. So stellt beispielsweise die Konsistenzprüfung sicher, dass die Schicht eines Mitarbeitenden nicht länger als erlaubt erfasst wird oder dass Pausen und andere Arbeitszeitregeln den Arbeitsverträgen entsprechend eingehalten werden. Eine Schnittstelle zum SAP-System sorgt ausserdem für den reibungslosen Transfer der erfassten Personalzeiten in die Lohnabrechnung. An festgelegten Stichtagen werden die Daten jeweils überprüft und anschliessend importiert. In umgekehrter Richtung werden die Stammdaten direkt aus dem SAP HR-System in MAPS übertragen.

Für Willi Breitenmoser wurden sämtliche Erwartungen erfüllt: «Qualität, Funktio- nalität und Performance der Lösung entsprechen exakt unseren Vorstellungen und auch der ehrgeizige Zeitplan sowie das vorgegebene Budget konnten eingehalten werden. Aus unserer Sicht hat Ergon ihre Kompetenzen im Bereich Personaleinsatzplanung und Zeitabrechnung eindrücklich unter Beweis gestellt.» Die moderne Architektur und hohe Skalierbarkeit stellen nach dem gelungenen Start sicher, dass bei Bedarf auch weitere Genossenschaften problemlos an MAPS angeschlossen werden können.