Personaleinsatz mit massgeschneiderter Lösung

Zürich, 29.01.2007 – Referenz Coop

Coop stellte 2005 fest, dass die Personaleinsatzplanung den wachsenden Anforderungen nicht mehr genügte. Insbesondere wurden die uneinheitlichen regionalen Systeme und die fehlende zentrale Verwaltung problematisch. Nachdem bei Coop zweimal Standard-Software-Produkte in Betrieb gewesen waren und für die neuen Anforderungen keine Konfiguration ohne Neuprogrammierung möglich war, fasste die Geschäftsleitung von Coop den Entschluss, für diesen Kernprozess eine Eigenentwicklung bei Ergon in Auftrag zu geben. 

 

In Zusammenarbeit mit Coop hatten die Entwickler von Ergon bereits das Projekt Supercard-Internet-Shop erfolgreich realisiert. Da Ergon hochperformante Business-Lösungen umsetzt und für ihre businessnahe und anpassungsstarke Strategie bekannt ist, vertraute das zweit grösste Detailhandelsunternehmen in der Schweiz dieses Grossprojekt erneut Ergon an. Die Anforderungen an JAZZ (Java-Zeiterfassungs- und Zutrittsmanagement) von Coop waren klar. Gewünscht war eine Browser-basierte Lösung, damit keine Softwareinstallationen bei 6’700 Arbeitsplätzen an verschiedenen Standorten nötig waren. Die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung sollte zudem zentral organisiert sein, gesetzes- und reglementskonforme Bestimmungen erfüllen und so benutzerfreundlich und flexibel wie eine Desktopoberfläche zu bedienen sein. Die Herausforderung, den schweizweiten Feiertagskalender und rund 24 verschiedene Anstellungsverhältnisse abzubilden, meisterte Ergon dank der guten Zusammenarbeit mit den Business Domain Spezialisten von Coop und der Zuhilfenahme von vorhandenen Technologiebausteinen kompetent und mit einer guten Portion Erfindergeist.

Mehr modellieren, weniger programmieren

Die Methode des Modellierens der Lösung erlaubte es Ergon, den Programmieraufwand zu reduzieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Diese Effizienzstrategie kam Coop sehr entgegen: Das neue System musste in sehr kurzem Zeitrahmen realisiert werden, um den parallelen Betrieb des alten Systems in der Coop-Fachstelle für Zeiterfassung möglichst zu minimieren. Das Modellieren macht das System zudem sehr wartungsfreundlich.

 

Die Realisierung beschleunigten die Ergon-Entwickler zusätzlich durch die Anwendung der agilen Softwareentwicklung, das heisst durch rasche, sicht- und überprüfbare Umsetzungsschritte. Dadurch konnte während des Entwicklungs-Prozesses unmittelbar und direkt auf bisher noch unbekannte Probleme und Anforderungen reagiert werden. So musste zum Beispiel die benötigte Netzwerk-Bandbreite mit Web 2.0 Technologien deutlich verringert werden, damit auch kleinere Kostenstellen optimal arbeiten können.

 

Ein enormer Effort war bezüglich Schulung von 6’700 Coop-internen Anwendern zu leisten. Diesen erbrachte Coop selbst, indem speziell dazu vorgesehene Ausbildner im grossen Stil Seminare durchführten. Auch der Support wird von Coop intern auf allen Stufen durchgeführt. Das dazu notwendige technische Wissen der Anwendung wurde durch ein Co-Development Modell übergeben. Coop IT-Spezialisten haben darum an zentralen Kompenten der Lösung mitentwickelt. 

Leistungsstark und einfach zu bedienen

Das Zeiterfassungs- und Zutrittssystem JAZZ unterstützt die Filialleiter bei der Aufgabe, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vertrags- und gesetzeskonform einzutragen. Die Konsistenzprüfung von JAZZ lässt es beispielsweise nicht zu, dass die Schicht eines Logistik-Mitarbeiters länger als erlaubt erfasst wird oder dass Pausen ausgelassen werden. Dadurch garantiert das System, dass die Fülle der sich aus dem GAV ergebenden Arbeitszeitregeln für alle Mitarbeiter eingehalten wird. Neben der Personaleinsatzplanung regelt JAZZ auch die verschiedenen Zutrittsberechtigungen. Für den Transfer der erfassten Personalzeiten in die Lohnbuchhaltung ist JAZZ mit dem SAP-System verbunden, so dass die Personaldaten automatisch ins Lohnprogramm übernommen werden. Umgekehrt stellt das SAP-System dem JAZZ-Server Stamm- und Betriebswirtschaftsdaten zur Verfügung. Die Stammdaten regeln die rollenbasierte Zugriffsberechtigung auf JAZZ. Auf den Betriebswirtschaftsdaten basiert die automatische Ermittlung der zu erwartenden Personalkosten. Die Geschäftsführer der Verkaufsstellen erhalten mit JAZZ ein Instrument, mit dem sie den erwarteten Umsatz schon im Voraus mit den dafür aufzuwendenden Personalkosten für jeden eingegebenen Planungsvorschlag sofort vergleichen können. Noch nie war es für Geschäftsleiter so einfach, so zeitnah zu aussagekräftigen Zahlen für die Geschäftsentwicklung ohne aufwändige manuelle Berechnungen zu kommen. Die Erfahrungen, die Coop seit Einführung mit JAZZ macht, sind sehr gut.

 

Dies alles präsentiert JAZZ in einer ansprechenden, bedienungsfreundlichen Web-Oberfläche, die so leicht wie ein Excel-Sheet zu handhaben ist, während auf dem Server im Hintergrund die Business Transaktionen durch hochoptimerte Caching-Algorithmen in Echtzeit ausgeführt werden.